Outil de signature électronique (devis, factures)

Faites signer vos documents en ligne en toute sécurité et raccourcissez les délais entre la création de vos devis et le règlement de vos factures grâce à la signature électronique, un outil numérique qui a la même valeur légale qu’une signature manuscrite.

Comment faire pour faire signer un document en ligne ?

Vous êtes amené·e à envoyer régulièrement des devis et des confirmations de commande à vos clients ? Sans signature de leur part, ils n’ont malheureusement pas de valeur légale. Comment faire alors pour faire signer vos documents pdf… sans devoir les imprimer, les poster, ni attendre qu’ils vous soient renvoyés avec une signature manuscrite ? Avec un logiciel de signature électronique en ligne, bien sûr !

La signature électronique, aussi appelée e-signature, est un outil numérique sécurisé qui permet de signer des documents officiels (tels que des devis ou des confirmations de commande) directement depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette.

Parmi ses atouts : un énorme gain de temps (la signature se fait en quelques clics), des coûts réduits (plus besoin d’imprimer vos documents ni de les envoyer par La Poste) et un niveau de sécurité très élevé (plus élevé même que la signature manuscrite, qui peut être imitée).

Comment mettre sa signature électronique sur un document pdf (devis, commande) ?

Lorsque vous éditez un devis ou une confirmation de commande dans le logiciel de gestion jeboostemaboite, l’option « Demander une signature électronique » vous est proposée.

Une fois activée, un email est envoyé automatiquement à votre client pour lui demander de signer électroniquement le document pdf en attente de validation (devis, commande). En quelques secondes, celui-ci peut ouvrir le fichier depuis son ordinateur ou son smartphone, puis apposer sa signature numérique grâce à une double authentification sécurisée : un premier code envoyé par email, puis un second code envoyé par SMS sur son téléphone.

Vous n’avez plus qu’à transformer en 1 clic votre devis signé en commande (ou votre commande en bon de livraison et/ou facture), puis à renvoyer ces documents par email directement via le logiciel jeboostemaboite. Pas besoin de télécharger les pdf ni d’ouvrir votre boite mail pour les envoyer en PJ : tout se fait au sein même du logiciel !

Pratique : des exemples de mails d’accompagnement (100% personnalisables) sont préenregistrés pour gagner quelques minutes complémentaires dans vos tâches administratives.

Comment faire pour créer une signature électronique ?

Vos clients n’ont strictement rien à faire pour créer leur signature électronique en ligne (pas nécessaire de télécharger de logiciel spécialisé ni de faire une demande auprès d’un organisme légal quelconque). Les deux seules choses dont ils ont besoin ? Une boite mail et un téléphone portable (pour recevoir les deux codes sécurisés attestant de leur identité).

À réception du devis ou de la commande, il leur suffit de cliquer sur « Consulter et signer le devis ». Une page Universign s’ouvre alors : c’est la solution sécurisée française sélectionnée par jeboostemaboite pour permettre à vos clients d’apposer leur signature sur vos documents pdf, sans avoir besoin de souscrire à un abonnement supplémentaire ni de se créer un compte.

En 2 clics (et 2 codes), l’identité de votre client est confirmée, le devis (ou la commande) officiellement signé, et une notification vous est envoyée pour vous informer de l’avancement de la vente en cours.

Est-ce qu’une signature électronique a la même valeur légale qu’une signature manuscrite ?

Tout à fait ! Un devis (ou une commande) avec une signature électronique est valide et engage le signataire tout autant qu’une signature manuscrite.

Elle a même une force probante supérieure à une signature manuscrite ou scannée puisqu’elle permet d’identifier son auteur avec certitude (une signature électronique est impossible à falsifier), et donc de prouver son consentement.

La solution de signature électronique pour pdf incluse dans le logiciel jeboostemaboite (Universign) respecte le règlement eIDAS, qui encadre depuis 2016 l’utilisation de la signature numérique à l’échelle européenne. Ce règlement définit 4 niveaux de sécurité (simple, avancé, avancé reposant sur un certificat de signature électronique qualifié, et qualifié).

En bref : une signature électronique sur un devis engage votre client à honorer sa commande et a une vraie valeur légale devant les tribunaux en cas de litige.

Comment créer une signature électronique gratuite ?

La fonctionnalité « signature électronique » est incluse dans votre abonnement mensuel au logiciel jeboostemaboite. Vous n’avez rien à payer de plus pour faire signer numériquement vos clients (et eux non plus, bien entendu).

Est-ce qu’une signature électronique est sécurisée ?

Oui ! Une signature électronique est même plus sécurisée qu’une signature manuscrite :

  • Elle est impossible à imiter ou à falsifier ;
  • Elle ne peut être modifiée a posteriori (toute tentative de modification d’un document signé électroniquement est détectable)
  • Elle repose sur un protocole de sécurité encadré légalement au niveau européen (niveau 2 = double authentification par email et par SMS qui atteste sans équivoque de l’identité du signataire)